Por: Amarildo Nogueira
Dentre os preparativos para realização de um processo de inventário é importante destacar que a organização é um fator decisivo para o bom andamento e produtividade do mesmo. Com planejamento e organização consegue-se reduzir significativamente o tempo e número de pessoas do processo. Os processos de inventário devem seguir alguns procedimentos técnicos fundamentais:
Organização: Ter em mente que o processo de inventário envolve custos expressivos e exige muito esforço e comprometimento por parte dos envolvidos, recomendamos planejar e controlar todo o processo como um projeto.
Preparação: A preparação deve preceder o evento das contagens em aproximadamente três meses, não porque exige todo este tempo dedicado em tempo integral, mas porque o processo envolve pessoas que não se dedicam exclusivamente.
Comunicação: Comunicação é problema de dez em cada dez empresas, portanto nunca menospreze este processo. Elabore organogramas, cronogramas, cartilhas, agende eventos para divulgar a importância e os detalhes, defina os relatórios operacionais e gerenciais, inclua workshops para promover a participação.
Pessoas: Fator principal e crítico de todo projeto são as pessoas, sendo assim grande cuidado temos de ter na preparação de todos que farão parte da equipe de inventário. Sensibilização sobre a importância, treinamento para habilitar as pessoas e instrumentos de motivação são fundamentais.
Abrangência: Envolver todos os itens simultaneamente em todas as unidades da empresa, independente de onde esteja. Neste tópico destacamos empresas que montam ou fabricam produtos, estas empresas possuem uma particularidade por possuir estoques de matéria-prima ou produtos semi acabados que independente de sua localização, antes de sua finalização com o encerramento da ordem de produção ou ordem de fabricação, deverão ser considerados na contagem do inventário.
Qualidade e agilidade: As boas práticas em inventários de forma clara e objetiva demonstram a necessidade de se evitar possíveis questionamentos quanto a qualidade de sua veracidade.Os inventariantes devem ser devidamente capacitados e os processos são usualmente auditados por terceiros.Utilizar de TI é desejável e aumenta a produtividade, porém não será um impeditivo se não fizer uso de TI.
Confiabilidade: O processo de inventário deve ter uma evolução tranquila, sem surpresas e a prova de falhas. Assim deve ser eficiente proporcionando bons resultados. A tecnologia da informação auxilia significativamente na produtividade do processo, porém a conscientização dos colaboradores que farão a contagem dos itens é fator fundamental para a veracidade das informações coletadas.
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28/12/2011 às 13:13
Parabéns, excelente artigo!